interessant

Sådan organiserer du dit hele liv med Trello

Trello er et fantastisk projektstyringsværktøj, der gør samarbejdet let og tør jeg sige, endda sjovt. Men dette visuelle listeværktøj kan gøre så meget mere, uanset om du organiserer arbejdsprojekter, familieopgaver, rejseplaner eller næsten alt andet. Her er nogle måder at bruge Trello til at styre hele dit liv.

Sådan fungerer Trello (og hvorfor det er fantastisk)

Et Trello-bord er dybest set en webside, der indeholder lister, der er lagt horisontalt på siden, så du kan få et fugleperspektiv af dit projekt. Elementer inden for listerne, kaldte kort, kan trækkes og slippes på andre lister eller omarrangeres inden for lister.

Individuelle kort kan i sig selv indeholde checklister, billeder, vedhæftede filer, fristdatoer, farvede etiketter og diskussionsnotater fra andre, der deler bestyrelsen. Du kan have så mange bestyrelser, som du vil - et til "husmateriale", for eksempel et for "verdensherredømme", og så videre.

Du kan sandsynligvis se, hvordan dette kommer godt med. Trello-kort er som klistrede noter, som du arrangerer på et korktavle - det vil sige digitale klistermærker, der kan søges, deles og leveres med påmindelser. Du kan også oprette kort via e-mail.

Trello fungerer for mig, fordi jeg har en tendens til at tænke meget visuelt, og billeder og farvede etiketter registreres bedre med min hjerne end almindelig tekst. Mens jeg er en stor fan af Evernote til at styre masser af oplysninger, fandt jeg mig i fortiden vende tilbage til individuelle lister skrapet på papir og endda indeks kort spredt overalt for at få den øverste oversigt over mine dage. Trello var en stor opgradering; det er en af ​​de få apps, der faktisk afbalancerer både en enkel, elegant brugergrænseflade og kraftfulde, fleksible funktioner.

Men nok ros. Lad mig vise dig, hvordan jeg og andre Trello-brugere får ting gjort med et par eksempler.

Brug Trello til at administrere projekter og opgaver

Den måske mest oplagte og populære måde at bruge Trello er som en projekt- og opgaver manager, både til personlige aktiviteter og teamprojekter.

Implementere GTD i Trello

Produktivitetssystemet Getting Things Done (GTD) passer perfekt på denne platform. Du kan have separate tavler for hver af dine hovedlister (f.eks. Et NextActions-bord med lister til hver sammenhæng, såsom @calls, og et Someday / måske bord med lister for hver kategori) eller, som jeg bruger det (skærmbillede ovenfor), et stort opgaveravn med de relevante lister.

For eksempel inkluderer mit bord:

  • Stort billede / projekter: Jeg kan godt lide at holde øje med hvilke projekter jeg jonglerer, så jeg opretter et kort til hver enkelt på denne liste samt vælger en farve til hvert projekt (så når jeg ser en relateret opgave i et af de andre lister, jeg ved, at det er en del af et større projekt). Jeg tilføjer også et kort, der beskriver hver farvet etiket, fordi jeg undertiden ikke kan huske, om blå betød personligt eller grønt betyder arbejde eller hvad ikke.
  • Indbakke: Lav en hjernedump og opret kort til hver opgave, og træk dem derefter til de andre lister for at prioritere og organisere dem. Du kan også tilføje forfaldsdatoer, en detaljeret beskrivelse og vedhæfte filer.
  • NextActions: Dybest set de næste ting at gøre
  • Venter: Delegerede opgaver eller opgaver i venteposition
  • En dag / måske: Opgaver, jeg vil gøre ... en dag
  • Udført: Når opgaverne er afsluttet, skal du trække kortene hit, så du kan se dine fremskridt. Eller bare arkiver kortet for at fjerne det helt fra dit bord (de kan stadig søges i Trello)

Alle andre lister og etiketteringssystemer kan også fungere, såsom at bruge en liste til "Denne uge" og en anden liste til "Næste måned" eller mærkeopgaver af dine "store klipper", som Stephen Covey kalder dem (ting som familie, læring, sundhed osv.)

Planlæg dine uger med daglige lister

Du kan også bruge Trello som en ugentlig planlægger med lister for hver ugedag. For eksempel har jeg ud over mit opgaveravn en ugentlig indlægstavle, hvor jeg kan planlægge, hvilke artikler og indlæg jeg skal arbejde på for hver dag den næste uge. De farvede etiketter vedrører hver klient såvel som hver slags skriveopgave (f.eks. Dagens hovedfokusfokus, research eller redigering).

Du kan opbygge en endnu mere avanceret redaktionskalender med Trello eller bruge den ugentlige planlægning til ikke-skrivende behov: til at kortlægge næste uges måltider, gøremål, træningsrutiner, lektieopgaver og alt andet, du måtte liste om dagen.

Hvis du aktiverer power-up af kalenderen (under sidefeltmenuen> Power-ups), kan du endda se alle dine kort, der har forfaldsdatoer knyttet til dem i en månedlig eller ugentlig kalendervisning og bruge iCalendar URL (under Power-Ups > Kalender> Indstillinger) for at synkronisere dine kort med din eksterne kalender.

Opret gentagne opgaver og log afsluttede opgaver

Hvis du har gentagne opgaver og ikke ønsker at fortsætte med at tilføje de samme kort igen og igen, skal du slutte Trello til webapp-automatiseringstjeneste Zapier og bruge denne opskrift til at planlægge kort til hver dag, uge ​​og måned.

Eller du kan linke Trello, Zapier og RescueTime for automatisk at spore din tid og logge alle dine afsluttede opgaver, da RescueTimes trinvise vejledning viser dig, hvordan du gør. Sej, ikke?

Integrer Kanban-metoden til at styre teamprojekter

Kanban er et system, der organiserer arbejdsgang visuelt, ofte med kort organiseret i kolonner (såsom “At gøre”, “At gøre” og “Udført”) på et bord. Som du kan se, får Trello sin inspiration fra Kanban-bestyrelsen og er perfekt til denne måde at styre projekter på. Især agile softwareteam ser ud til at være taget til Trello for at prioritere opgaver og få et håndtag i alle faser af et projekt, såvel som at registrere mødebeskeder og dele ressourcer.

Selv hvis du ikke bruger "sprints" i dine projekter, kan du kopiere dette eksempel Agile-kort til din Trello-konto og justere listerne (som inkluderer Next-up, spørgsmål, plads til forbedring og lister over Awesome Things), som du ønsker til dine arbejdsprojekter.

(I øvrigt giver den gratis version af Trello dig mulighed for at ændre baggrundsfarve, men for at få dekorativ fotobaggrundsupport, som du ser i skærmbilledet ovenfor, har du brug for Trello Gold, som er $ 5 om måneden eller $ 45 om året.)

Brug Trello til personlig og familieorganisation

Ud over din to-dos kan du oprette alle slags lister i værktøjet, hvor kortene er enhver form for tekst. Her er et par eksempler.

Hold et lille team eller en familie opdateret

Du kan også bruge Trello som et team eller familiestatus / opslagstavle, som denne skabelon viser. Med lister for hver person kan hvert kort være en enkel besked fra de andre medlemmer, en tidsplanpåmindelse, tildelt opgave eller opgave eller et forslag. (Du kan aktivere en stemmestyring for at aktivere stemmetællinger fra teammedlemmer.)

Omvendt kan du i stedet for en liste for hver person have en liste for hvert område, som teamet har brug for at adressere: f.eks. Indkøbslister, mødearealer, projektideer og så videre. Fra sidefeltet kan du trække medlemsikoner til ethvert kort for at tildele en person til det.

Planlæg en hel ferie

Nogle ture kræver en masse arbejde at planlægge, med for mange detaljer til at jonglere og ting at holde styr på. Vi er store fans af at bruge TripIt til automatisk at organisere vores rejseplaner via e-mail, men i planlægningsfasen er et værktøj som Trello meget praktisk. Du kan have lister til alle dine reservationer, steder, du vil spise, seværdigheder at se, pakkelister med mere. Del brættet med nogen, du rejser med, og de kan også tilføje deres egne kort.

Når din rejse er pakket, aflaster det en vis stress for at se en daglig visning af, hvad du har planlagt for at sikre dig, at du har alle dine baser (spisemuligheder, transport osv.) Dækket, og med disse lister, du nemt kan justere din rejseplan blot ved at trække kort til en anden dag eller flytte dem op eller ned på listen.

Organiser et hjemmeforbedringsprojekt

Dette eksempel fra Trello organiserer et ombyggingsprojekt af skabelonen At gøre, gøre, udføre, men du kan tilføje mere specifikke lister, såsom entreprenørestimater, produktlister, budget, DIY osv.

Planlæg et bryllup fra start til slut

Planlægning af den store dag er et kæmpe stort projekt, men Trello kan holde dine bryllupsplaner visuelt organiseret. Tabitha Neal har en god guide til at bruge Trello til at planlægge et bryllup, mens Trello har en "Wedding Command Center" -skabelon, der opdeler opgaver i lister i 12+ måneder, 10-12 måneder, 8 måneder, og så videre før bryllupsdagen.

Planlæg en roman eller manuskript

Brug af indekskort til at kortlægge en historielinie til en roman eller manuskript er en klassisk skriveteknik. Trello kan erstatte de fysiske indekskort. Ovenstående skabelon kommer fra Reddit brugertleisher, og du kan tilpasse den til ethvert fiktion.

Grib Trello-skabeloner

Du kan bruge Trello til stort set alt hvad du vil lave lister til - især komplekse projekter. Vil du have endnu flere ideer? Tjek denne bestyrelsesskabelon (hvert kort er en skabelon, du kan kopiere til din konto), nogle inspirerende tavler eller disse skabeloner fra Trello (begivenhedsplanlægning, freelance og rådgivning, udgivelse, rekruttering og softwareudvikling). Her er også, hvordan man bruger Trello som en professionel.