nyttige artikler

Sådan mestrer du Microsoft Office Word

Microsoft Word er let det største, mest populære tekstbehandlingsprogram, som findes, men det gør meget mere end bare at redigere tekst og TPS-rapporter. Hvis du har fortalt dig selv, at du endelig vil lære Word's ind og outs, er det nu tid til faktisk at lære at redigere stilarter, tilføje en indholdsfortegnelse med mere.

Kom hurtigt i gang med Word

Af alle Microsoft Office-programmer er Microsoft Word sandsynligvis den enkleste set fra et brugerflade-perspektiv. Hvis du nogensinde har brugt et tekstbehandlingsprogram i dit liv, genkender du menuerne til åbning og oprettelse af filer i øverste venstre hjørne. Den større menu, der kører over toppen af ​​dokumentet Microsoft henviser til som "båndet." Båndet har alle de formateringsværktøjer, du har brug for, samt et par kontekstuelle kommandoer, der ændres afhængigt af hvilken fane du er på.

I denne serie antager vi, at du kender det grundlæggende, men hvis du ønsker en opdatering, får Microsofts hurtigstartguide til Word dig gennem det grundlæggende.

Sådan udføres de mest almindelige, væsentlige opgaver i Microsoft Word

Selvfølgelig er alles behov lidt anderledes, men i betragtning af at de fleste bruger Office i en kontormiljø, er vi villige til at satse på, at du bliver nødt til at gøre ting som redigeringsformater, sammenligne to dokumenter, udarbejde en indholdsfortegnelse med mere . Lad os gå foran og dække nogle af disse fælles opgaver.

Sådan anvendes og redigeres stilarter

En stil i Word er en forudindstillet formatering til dit dokument. Dette er hvad dokumentet har, så det inkluderer skrifttypen, skrifttypestørrelsen, afsnitstilen osv. Oprettelse eller ændring af en stil gør det muligt at ændre udseendet på et dokument på én gang, så du ikke behøver at gennemgå og fremhæve individuelle sektioner og foretage specifikke ændringer. Du kan gøre ting som at indstille en universel overskriftsstil eller ændre, hvordan standardkulelisten ser ud.

Hvis du f.eks. Arbejder på en bog, får du muligvis en liste over stilretningslinjer fra en udgiver. Eller hvis du arbejder med ugentlige interoffice-memoer, er en stil en nem at måde at oprette en formatretningslinje på, så alle du laver ser på samme måde hver gang. Plus, du får fleksibiliteten til at ændre stilarter til enhver tid, så hvis en afdeling kan lide deres memoer på én måde, men din chef foretrækker en anden stil, behøver du ikke at ændre en masse formatering, hver gang du åbner et nyt dokument.

Hvis du vil anvende en stil, skal du sørge for, at du er på fanen Hjem, vælg en tekstblok i et dokument, du vil ændre, og klik derefter på Style-menuen i båndet. Hvis du f.eks. Ønsker at oprette en overskrift i midten af ​​en tekstblok, vælger du den ønskede tekst som overskrift og klikker på Styles> Overskrift 1. Det er så let som det.

At lave dine egne specifikke stilarter er også ret let. Dette er nyttigt, når du skriver noget konsekvent, som et nyhedsbrev eller en bog, og ønsker et specifikt sæt regler, som du nemt kan anvende på et dokument som helhed. F.eks. Ønsker du måske at ændre skrifttypestørrelsen på standardoverskriftsindstillingen eller ændre, hvordan oprettelse af en liste fungerer. Sådan gør du det:

  1. Klik på Styles-ruden på fanen Hjem.
  2. Klik på Ny stil, eller vælg den stil, du gerne vil redigere.
  3. Du får et pop op-vindue til at redigere et antal parametre her, inklusive type, basis og formatering. Klik gennem de indstillinger, du vil ændre.

Hvis du er forvirret over, hvad hvert begreb betyder, skal du ikke bekymre dig, det er temmelig ligetil. Afsnitstiler bestemmer udseendet på teksten på et afsnitniveau. Når du anvender denne stil, ændrer det hele afsnittet. Tegnstilarter bestemmer udseendet på et karakterniveau, så du kan få et ord til at skille sig ud. Tabelformater ændrer udseendet på tabeller, f.eks. Overskriftsraden eller hvordan gitterlinjerne fungerer. Endelig ændrer listestiler udseendet på en liste, f.eks. Punkttegnede lister eller et talskema.

Sådan tilføjes en indholdsfortegnelse til begyndelsen af ​​et dokument

Hvis du arbejder med et stort dokument, tilføjer en indholdsfortegnelse hurtig navigation. Heldigvis er det nemt at oprette en indholdsfortegnelse i Word, og det opdateres automatisk, når du tilføjer mere til dokumentet.

Words automatiske indholdsfortegnelse generator tager hver overskrift, du tilføjer til et dokument, og opretter derefter indholdsfortegnelsen baseret på det. Hvis du planlægger at oprette en indholdsfortegnelse, skal du sørge for at style hver af dine sektortitler med en overskrift.

  1. Klik på et tomt afsnit, hvor du vil indsætte indholdsfortegnelsen.
  2. Klik på fanen Referencer.
  3. Klik på Indholdsfortegnelse, og vælg derefter det udseende, du vil bruge.

Det er det. Word opdaterer automatisk indholdsfortegnelsen, hver gang du tilføjer eller ændrer en header.

Sådan sammenlignes og flettes to dokumenter

Hvis du har to versioner af et dokument, hvad enten det er fordi nogen har redigeret i deres egen kopi, en cloud-backup mislykkedes, eller hvis du bare prøver at hash ud, hvad der nøjagtigt ændrede sig mellem to versioner af den samme ting, skal du bruge at bruge sammenligne og kombinere funktioner.

Hvis du bare vil se, hvilke ændringer der findes mellem to dokumenter, kan du sammenligne dem. Sådan sammenlignes to dokumenter:

  1. Åbn et af de to dokumenter, du vil sammenligne.
  2. Klik på Værktøjer> Spor ændringer> Sammenlign dokumenter.
  3. Vælg dit originale dokument og de reviderede dokumentfiler.
  4. Indtast et navn under "Mærkeændringer med" tekstfeltet, så du kan se forskellen mellem de to dokumenter. På denne måde tilføjer Word en note, der fortæller dig, hvor hver ændring kommer fra.

At kombinere et dokument fungerer på samme måde, men slutresultatet er et enkelt dokument, der fletter indholdet af begge dokumenter sammen, så alt det samme er overskrevet:

  1. Åbn et af de to dokumenter, du vil kombinere.
  2. Klik på Værktøjer> Flet dokumenter.
  3. Vælg dit originale dokument og de reviderede dokumentfiler.

Når dokumenterne slås sammen, fremhæves forskellene mellem de to. Herfra kan du gå ind og vælge, hvad du vil beholde i den endelige version.

Sådan formateres et dokument korrekt med fanebevægelser og indrykk

Hvis du er den type, der formaterer et dokument ved at trykke på mellemrumstasten eller fane en masse gange, er det tid til at lære, hvordan man gør det på den rigtige måde: Brug af indrykk og faneblad. Videoen ovenfor viser, hvordan faner og indrykk fungerer, så det er let at forstå, men lad os bare opsummere, hvad de to udtryk faktisk betyder.

  • Fanen stopper : Et tabulaterstop er det sted, hvor en markør stopper, når der er trykket på fanetasten. I Word er det en måde at nemt justere tekst på. Når du klikker på linealen i Word, vises et tabulatstop som en lille buet pil. Når du trykker på fanetasten, hopper markøren og teksten til den pil. Hvis du tilføjer flere tabulatorstop, kan du gøre det, så du kan formatere tekst ved blot at trykke på fanen tasten et par gange for at få den på plads og perfekt oprettet.
  • Indrykk : Som navnet antyder, bestemmer indtryk afstanden til afsnittet fra venstre eller højre margin. På linealen ser du to trekanter, der justerer indrykket. Du kan klikke på en af ​​trekanten og flytte den for at ændre indrykket. Den øverste trekant justerer indrykket på den første linje i et afsnit. Den nederste trekant justerer indrykket for efterfølgende linjer (også kaldet det hængende indrykning) i afsnittet. Du kan også klikke på firkanten under dem for at flytte begge på samme tid.

At lære hvordan man bruger disse indrykk og fanebilleder kan gøre det lettere at oprette et dokument som en CV eller akademisk artikel.

Sådan tilføjes citater og referencer

Akademiske artikler er et udyr at skrive, men Word gør det nemt at oprette bibliografier og citater. Når du har oprettet et nyt dokument, og du skriver det papir, kan du tilføje et citat med blot et par klik.

  1. Klik på fanen Reference.
  2. Klik på rullemenuen ud for bibliografi-stil, og vælg den stil, du bruger til det papir.
  3. Klik på slutningen af ​​en sætning eller sætning, hvor du vil tilføje citationen.
  4. Klik på Indsæt citat. I boksen Opret ny kilde skal du indtaste al den information, du har brug for.

Når du har indtastet et citat én gang, kan du tilføje flere citater fra den samme tekst ved at vælge en sætning og derefter klikke på feltet Citater og vælge den henvisning, du vil indsætte. Når du er færdig, skal du klikke på knappen Bibliografi og vælge enten Bibliografi eller Citerede værker for automatisk at generere referencesiden til dit papir.

De bedste nye funktioner i Word 2016

Word 2016 er en tekstbehandler - det betyder, at det ikke behøver at foretage kæmpe, revolutionerende spring over sine tidligere versioner. Word 2016 har dog et par forbedringer, der er værd at bemærke:

  • Du kan søge i båndet : I Windows over båndet ser du en boks "Fortæl mig, hvad du vil gøre". Her kan du indtaste ethvert spørgsmål, du har, og Word vil fortælle dig, hvordan du gør det. For eksempel kan du spørge, hvordan man indsætter et billede, hvordan man formaterer tekst på en bestemt måde eller hvordan man opretter lister. Det er dybest set en kedelig version af Clippy i det 21. århundrede. Af hvilken som helst grund er dette ikke inkluderet i Mac-versionen.
  • Du kan se samarbejdspartnere-redigeringer i realtid som i Google Dokumenter : Du har været i stand til at arbejde på Word-dokumenter som et team i et stykke tid, men Word 2016 tilføjer live-redigeringer, så du kan se andre folks notater og opdateringer med det samme.
  • Smart opslag gør forskning lidt lettere : Word er nu lidt mere forbundet til internettet end det plejede at være. I Word 2016 kan du højreklikke på et ord og derefter vælge "Smart opslag" i menuen for at slå et ords definition, den relaterede Wikipedia-artikel og de bedste søgeresultater fra Bing.

Bortset fra disse mindre forbedringer, hvis du har brugt ældre versioner af Word, vil du være hjemme i Word 2016 inden for få minutter.

Arbejd hurtigere i Word med disse tastaturgenveje

Microsoft har fulde lister over hver tastaturgenvej i Word til Windows og Word til Mac, der er værd at bogmærke,, men lad os gennemgå nogle af de store, du sandsynligvis vil bruge hver dag, og et par specifikke for ord, der virkelig er nyttig:

  • CTRL + N / CTRL + O / CTRL + S : Opret, åbn og gem et dokument.
  • CTRL + X / CTRL + C / CTRL + V : Klip, kopier, indsæt
  • CTRL + B / CTRL + I : Fed, kursiv
  • CTRL + A : Vælg alt
  • CTRL + Z : Fortryd
  • CTRL + K : Indsæt et hyperlink
  • CTRL + P : Udskriv et dokument
  • CTRL + H : Åbn Find og erstat
  • Shift + F3 : Skift aktiveringsindstillinger
  • CTRL + SHIFT + C : Kopierer formateringen for den valgte tekst, så du kan anvende den på et andet sæt tekst med CTRL + Shift + V
  • CTRL + Skift + N : Anvender den normale stil til den valgte tekst

Ud over det understøtter Word universelle tekstredigeringstastaturgenveje som Shift + CTRL + pil op / ned for at vælge hele afsnit. Disse kan gøre det lettere at navigere og fremhæve tekst, og vi har en liste over dem alle her. Hvis du bruger Word kraftigt, lær disse genveje at kende, de vil gøre dit liv bedre.

Ekstra læsning for strømbrugere

Word er et stort program, og vi kan ikke dække alt her. Her er et par flere guider, der hjælper dig med at skubbe grænserne for, hvad Word er i stand til.

  • Seks tip til bedre formatering : Formatering er en stor aftale i MS Word, og hvis du ønsker at blive bedre til færdigheder som at vise skjulte karakterer, håndtere sektioner med mere, bør dette indlæg hjælpe.
  • Vælg al tekst med den samme formatering : Denne skjulte lille menu i båndet giver dig mulighed for at vælge tekstblokke baseret på dens formatering.
  • Alt hvad du har brug for at vide om samarbejde : Samarbejde er en stor del af Word. Fra sporing af ændringer til at lære, hvordan man bruger markup, dette indlæg dækker alt hvad du har brug for at vide om at arbejde på dokumenter som en gruppe.
  • Opret dine egne tastaturgenveje : Word har et væld af tastaturgenveje, som det er, men hvis du vil have mere, kan du lave dine egne.

Word ser måske bare ud som en kedelig gammel tekstredaktør med et øjeblik, men som du kan se, er det meget mere kompliceret, end de fleste giver det æren for. Det kan tage lang tid at mestre det, men når du først har fundet det grundlæggende og forstår, hvad der er muligt i Word, er du godt på vej til at være Microsoft Word-ninja.

Åben