interessant

Sådan får du Google Drive til at fungere som en Desktop Suite

Google Drev og apps deri - Docs, Sheets og Slides - er fremragende til folk, der leder efter en enkel Office-pakke. Det er gratis, gør samarbejdet let og stort set enhver kan bruge det. Men hvis du er vant til noget mere traditionelt, som Microsoft Office, kan du tøve med at bruge det. Sådan får du Google Drive til at fungere mere som de desktop-suiter, du er vant til.

Hvorfor Google Drev?

Misforstå ikke, komplette kontorpakker er gode til folk, der arbejder på kontorer og har brug for et væld af specifikke funktioner. Du behøver ikke engang at betale for disse funktioner, da en pakke som LibreOffice kan gøre mange af de samme ting som Microsoft Office. Sagen er, at de fleste af os ikke har brug for de tusinder af funktioner, som Microsoft Office tilbyder.

Jo flere funktioner der er, desto mere forvirrende bliver et program, og selvom software som Word er fantastisk, er det også langsomt og svært at bruge, hvis du bare vil sætte dig ned og lave noget. Mere vigtigt er det, at Google Drev faktisk gør visse opgaver lettere end en desktop-kontorpakke. Samarbejde med store grupper er markant lettere med Google Drev. Deling af dokumenter kræver ikke særlig software bare for at åbne, og du kan få adgang til alle dine dokumenter hvor som helst på næsten enhver enhed med en internetforbindelse. Hvad det mangler i strømfunktioner, det kompenserer for brugervenlighed.

Alt det sagt, Google Drive mangler bestemt en masse funktioner, som folk har brug for fra en kontorpakke. Med lidt let finjustering kan du få Google Drive til at gøre næsten alt, hvad en almindelig bruger kunne ønske sig.

Lær det grundlæggende om, hvad Google Drive kan (og ikke kan) gøre

Google Drive omfatter masser af forskellige tjenester, men de tre apps, det har til at konkurrere med kontorpakker, er Dokumenter (tekstbehandling), Ark (regneark) og Slides (præsentationer). Lad os tage et kig på de vigtigste funktioner i Googles suite, og hvordan det vedrører de fleste desktop office-suiter:

  • Google Drive kan åbne og redigere Microsoft Office-dokumenter
  • Google Drev sparer 30 dages værdier af versioner af et dokument, så du kan gå tilbage og se på tidligere redigeringer. Det betyder også, hvis du kan gendanne en tidligere version, hvis du overskriver noget vigtigt.
  • Google Dokumenter understøtter en enorm mængde skabeloner, ligesom Office, til ting som genoptagelse, budgetplanlæggere, lister og mere.
  • Google Docs indeholder samarbejdsværktøjer og notationsindstillinger, men du har brug for en tilføjelse for at komme noget tættere på Word's "Sporændringer" -funktion.
  • Ligesom Office understøtter Google Drev tilføjelser til tilføjet funktionalitet
  • Google Docs 'forskningsværktøj gør det nemt at gemme dine noter og andre forskningsdokumenter.
  • Alle Google Drevs filer gemmes automatisk til din Google Drev-konto, så du kan få adgang til dem fra enhver computer, telefon eller tablet når som helst.
  • Google Sheets understøtter grundlæggende formatering, formelredigering, skabeloner, regnearksfunktioner og filtervisninger.
  • Google Slides har ikke så mange snazzy-animationsfunktioner som Powerpoint, men dens enkelhed gør det, så enhver kan bygge en god præsentation på få minutter.

Google Drev har masser af andre funktioner, men ovenstående tegner sig for størstedelen af ​​funktionaliteten, der krydser mellem en desktop-pakke og Google Drev. Lad os nu se på at udvide denne funktionalitet til at gøre Google Drive anvendeligt af små virksomheder, forfattere, studerende og alle andre der ønsker at grøfte deres desktop-pakke.

Tag Google Drev offline

På et øjeblik ser det ud til, at Google Drive kun er online. Det er jo en webapp, ikke? Men du kan bruge alle apps i Google Drev offline, ligesom en desktop-kontorpakke, hvis du opsætter den på forhånd. Alt hvad du behøver er Google Chrome. Sådan konfigureres det:

  1. Gå til drive.google.com i Chrome.
  2. Klik på "Mere" og vælg "Offline"
  3. Klik på knappen "Hent appen" for at gå til Chrome Web Store og download Google Drive-appen
  4. Når det er installeret, skal du klikke på Drev-ikonet og derefter på knappen "Aktiver offline"

For at få mest muligt ud af denne funktion skal du aktivere offline-tilstand på alle de computere, du arbejder på. Nu synkroniseres de filer, du arbejder på, med Google Drev, og du kan arbejde på dem, uanset om du har en internetforbindelse eller ej. Hvis du vil have en mere traditionel stilmappeadgang og lokale versioner af dine filer, gør Google Drive-appen det lidt lettere at få adgang til dine filer fra dit skrivebord.

Brug tilføjelser i Google Dokumenter

Det er ikke en hemmelighed, at Google Docs ikke har et sæt som noget lignende Microsoft Word. Og for det meste er det okay. Men for de få funktioner, du gerne vil, gør de nyligt introducerede tilføjelser til Google Dokumenter og ark det muligt at tilføje mere avanceret funktionalitet - uden oppustethed eller ekstra omkostninger. Her er blot et par eksempler på nogle af de mere nyttige tilføjelser, der i øjeblikket er tilgængelige:

  • Indholdsfortegnelse: Som navnet antyder, giver denne tilføjelse dig en grundlæggende indholdsfortegnelse. Som indholdsfortegnelsen i Word oprettes den dynamisk, mens du skriver og tilføjer nye sektioner. Det er ikke så robust som det i Word og fungerer sandsynligvis ikke til din ph.d.-afhandling, men det giver en nem måde at få adgang til forskellige dele af et dokument.
  • EasyBib: Bibliografier er altid smertefulde at skrive, men kontorpakker gjorde det lidt lettere ved at tilvejebringe en enkel måde at tilføje kilder uden at bekymre sig om formatering. EasyBib gør det samme for Google Dokumenter.
  • Sporændringer: Words virkelige killer-funktion i samarbejde er dens sporændringsfunktion. Denne tilføjelse bringer denne funktionalitet ind i Google Dokumenter.
  • Nem overskrift og sidefod: Google Dokumenter har ikke en nem måde at administrere dine overskrifter og sidefødder på siden som Word gør. Denne tilføjelse gør det lidt mindre smertefuldt ved at lade dig indtaste formatering fra et andet dokument.
  • Konsekvenscheck: Word's konsistenscheck er nyttigt til store dokumenter, hvor du er nødt til at sikre dig, at du ikke ved et uheld ændrer formateringskonsistensen igennem. Denne tilføjelse gør det muligt i Docs.
  • DocumentMerge: Words dokumentfletning er en af ​​dens mest kraftfulde funktioner, som de fleste sjældent har brug for, men denne tilføjelse gør det muligt med Google Docs.
  • Tesaurus: Hvis du ikke er fan af at åbne en helt ny fane for at jage efter synonymer, bringer denne tilføjelse en tesaurus lige ind i Docs.

Brug tilføjelser i Google Sheets

Ligesom Google Docs har Google Sheets et væld af forskellige tilføjelser, der giver ny funktionalitet. De fleste af disse kan ikke få dig op til et kraftcenter som Excel. Stil, kombineret med en grundlæggende forståelse af formler, får de dig tæt nok, hvis du kun bruger regneark til specifikke opgaver:

  • Styles: Styles tilføjer Excel-stylingevnen til, når du vil gøre disse regneark mere spændende end en serie sort / hvide bokse.
  • Fleterværdier: Det lyder kedeligt, men Ark manglede denne temmelig almindelige regnearksfunktion, så det er rart, at denne tilføjelse gør det muligt.
  • Avanceret søgning og udskiftning: Ark har en simpel søgnings- og erstatningsfunktion, men denne tilføjelse bringer det mere på linje med Excel's.
  • Flere skrifttyper: Som navnet antyder giver dette dig adgang til et meget større bibliotek med skrifttyper i Google Sheets.
  • Skabelongalleri: For dem af os, der ikke er regneark-guider, kan skabeloner gøre vores liv meget lettere. Mens ark har sit eget sæt skabeloner, bringer denne tilføjelse et ton mere.

Ark har stadig en lang vej at gå, før det endda kan komme tæt på at erstatte desktop-regnearksprogram til virksomheder. Når det er sagt, hvis du bare logger udgifter, administrerer adresselister eller sporer noget andet i dit liv, gør Sheets sit arbejde godt.

Tilføj brugerdefineret funktionalitet med scripts

Tilføjelser og grundlæggende funktionssæt i Google Drev er store, men hvis du virkelig ønsker at grave dybere, skal du prøve Google Apps-scripts. Disse scripts gør det, så du kan tilføje næsten enhver funktion, du kan forestille dig, til Google Dokumenter og ark. De ligner på en måde Office's makroer. Disse inkluderer enkle funktioner som at tilføje makroer til meget mere komplicerede handlinger som at konvertere en Google Doc til Markdown.

Du kan gennemse scripts foretaget af andre mennesker og tilføje dem til ark, så du ikke behøver at lære programmering selv. Mange af disse scripts flytter over til tilføjelser, men de er stadig ret nyttige, som de er:

  • Fjern duplikatraader: Hvorfor denne grundlæggende funktion mangler i ark er uden for os, men dette script tilføjer det i.
  • Føj påmindelser til et regneark: Regneark er let at glemme, dette script gør det muligt at tilføje små påmindelser til dem.
  • Flet regneark til Google Dokumenter eller PDF-filer: Færdig med et regneark? Dette script fletter det sammen til en Doc eller PDF.
  • Planlæg e-mail-beskeder: Dette script gør det, så du kan skrive en e-mail i Gmail og bruge et Google Sheet til at udløse, hvilket tidspunkt det sender.
  • Konverter mellem enheder: Excels convert-funktion er stor, dette script gør det meste af det muligt inde i ark.

Hvis du bruger et skrivebordsprogram som Excel til en bestemt funktion, som Sheets eller Docs ikke kan håndtere, har nogen sandsynligvis lavet et script, der tilføjer denne funktionalitet i. Det er klart, det vil ikke altid være tilfældet, men det er værd at kigge efter, hvis du har kun et par specifikke funktioner, der binder dig til dit desktop-software.

Gør dig bekendt med Google Slides

Google Slides er præsentationssoftwaren, der arbejdes med i Google Drive. I modsætning til dokumenter og ark kan du ikke virkelig udvide kraften i Slides meget (endnu). Når det er sagt, har det stadig et rigt funktionssæt, som de fleste af os stadig giver en god præsentation, da de fleste af Powerpoint's funktioner gør mere skade end godt alligevel.

Det virkelige trick med Google Slides er bare at gøre dig bekendt med, hvordan det fungerer og vænne sig til temaerne. Når du er færdig med en præsentation, kan du eksportere den i en flok formater - inklusive Powerpoint - så du kan køre den præsentation på enhver computer, du støder på (du kan også bare offentliggøre den online for at gøre dit liv lettere). Du har masser af muligheder for gratis og billige Powerpoint-alternativer, men Google Slides får jobbet gjort godt nok for de fleste af os.

Chancerne er store, at hvis du kigger langt på, hvilken funktionalitet du har brug for fra en Office Suite, vil du opdage, at de fleste af os kan arbejde inden for begrænsningerne i Google Drev. Det er bestemt mere af en stykkevis tilgang. Du tilføjer små bit funktionalitet i stedet for at få en hel pakke, men det betyder, at det er hurtigere og lettere at bruge.