nyttige artikler

Hvordan kan jeg sikkert sende følsomme skattedokumenter til min skatteudarbejder?

Kære Goldavelez.com,

Skattsæsonen er i fuld gang, jeg er klar til at sende mine dokumenter til min skatteforberedende, og jeg spekulerer på: I denne digitale tidsalder, hvordan sender jeg sikkert (og frit) mine skattedokumenter til min CPA?

Underskrevet,

Følsom usikkerhed

Kære SI,

De private og følsomme oplysninger, der er indeholdt i dine skattedokumenter, er tingene fra en identitetstyves drømme: Navne, adresser, personnummer, bankoplysninger og så videre. Det er den mest følsomme pakke information, som de fleste af os sender ud hele året, og du har ret, når du tager et par skridt for at sikre, at informationen deri er sikkerhed, er det mindste du kan gøre!

Så hvordan kan man holde det sikkert? Du har flere muligheder, hvoraf nogle vil jeg fremhæve nedenfor:

Den personlige hånd fra

Af hensyn til sikkerhed er det svært at slå den gamle skole, den personlige hånd ud. Det er ikke det mest sexede af mulighederne i den digitale tidsalder, men der er helt sikkert noget, der titilerer ved en tophemmelig dokumenthånd. Medbring din dokumentmappe og lav den som en spionfilm. Eller ikke.

Pointen er, at der ikke er nogen transmissionsmetoder, der er mere sikre end at fysisk placere dine dokumenter i hånden på din skattemæssige. Du kan gøre det til en digital, personlig hånd, hvis du vil - sige, at du har scannet dine dokumenter og placeret dem på en CD, eller endnu bedre, et kodeordskodet USB-tommelfingerdrev.

Det vigtige er dette: Der er ingen mellemmand med en personlig hånd ud. Der er ingen mellemled mellem dig og din forberedelse, hvor nogle sikkerhedsbreve, ikke-krypteret transmissionsmetode eller en anden ukendt variabel kan udsætte dine følsomme data. Det er din hånd til din skatteopretter. Der er lidt mere sikker end det.

De digitale alternativer

Hvis en personaflevering af en eller anden grund ikke er en mulighed, og du vil sende dine følsomme dokumenter over internettet, har du stadig muligheder for at gøre denne overførsel mere sikker. Her er et par ting, du skal huske på:

  • Send ikke dine følsomme dokumenter via e-mail. Det kan virke privat, men selv hvis du bruger en e-mail-konto, der uploader vedhæftede filer via en mere sikker HTTPS-forbindelse, som Gmail, har du ingen kontrol over modtagerens server, og de kan muligvis downloade din vedhæftning fra en ikke-krypteret HTTP-forbindelse. Sig nu, at de gjorde det fra et offentligt Wi-Fi-netværk. Tingene blev bare meget usikre.
  • Hvis du er indstillet på at overføre filerne digitalt, skal du kryptere dem (hvilket du kan gøre ved hjælp af et af disse værktøjer). Ved hjælp af et værktøj som 7-zip, for eksempel, kan du oprette et kodeordbeskyttet arkiv (med super-stærk AES-256-kryptering). Du bliver stadig nødt til at give din skatteudarbejder adgangskoden til dit krypterede arkiv, som du ikke ønsker at gøre via e-mail af samme grund, som du ikke ønsker at sende filerne som vedhæftede filer.
  • Del dine dokumenter ved hjælp af en krypteret fildelingstjeneste. En masse fildelingstjenester tilbyder en slags krypteret transmission til fildeling. En af dem er Dropbox. Lad os sige, at du og din teknisk kyndige skatteudarbejder konfigurerer en delt Dropbox-mappe. Alt hvad du lægger i den mappe vil rejse krypteret fra din Dropbox-mappe til Dropbox's servere til din skattemæssige Dropbox-mappe. (En bemærkelsesværdig undtagelse: Hvis en af ​​jer har adgang til filerne fra en mobil Dropbox-app, vil dine filnavne blive overført ukrypteret, hvilket faktisk kan være et problem, hvis dokumentnavne indeholder følsomme oplysninger.) Men nu har du også fået en kopi af dine følsomme filer på en andens servere, og du er nødt til at stole meget på den service og dens sikkerhed. Du kan også placere filen i din offentlige Dropbox-mappe, sende din forberedelse et link til den (sørg for at tilføje 's' til slutningen af ​​'http' i det link, du deler - for mig var det ikke der ved standard), og slet det derefter fra Dropbox, så snart hun downloader det. Igen har sine svage punkter, men stadig temmelig sikker.

Listen over overvejelser ovenfor udtømmer ikke dine sikre digitale overførselsindstillinger eller ting, som du måske vil tage højde for, men det giver dig en idé om den slags kompleksitet, der indføres, så snart du tager dine overførsler til et rent digitalt område. Det er ikke det, at du ikke sikkert kan overføre dokumenter digitalt på nogen måde, men hvis du har muligheden for at gøre det personligt, er det virkelig din bedste indsats.

Lyder lidt dommedag, ikke sandt?

Hvis du sender dine skattedokumenter ukrypteret via e-mail, bliver din identitet stjålet? Sikkert ikke. Jeg er sikker på, at mange mennesker gør det hver dag og ikke desto mindre er det dårligere for det. Men hvis du har din tinfoliehat sikkert fastgjort som vi gør, er der ingen grund til at udsætte dig selv for den slags risiko.

Derfor, til trods for nogle ret rimelige digitale indstillinger, vil vi stadig anbefale at aflevere dokumenterne personligt. En ounce af forebyggelse og alt det.

Kærlighed,

Goldavelez.com