interessant

Hvor længe skal jeg opbevare gamle dokumenter?

Kære Goldavelez.com,

Jeg har holdt fast i gamle dokumenter (betalingsstubbe, kreditkortregninger, forsikringspapir osv.), Og mit arkivskab har endelig fået det udfyldt. Jeg ved, at det at flytte ind i det 21. århundrede ved at scanne og sortere sandsynligvis er den bedste mulighed, men jeg vil ikke give tid eller energi til at scanne, organisere, sikkerhedskopiere osv. Alle disse dokumenter. Hvornår kan jeg bare slippe af med dem?

Underskrevet,

Peeved by Paper

Kære Peeved,

At gå helt papirløs har sine fordele (og for mange mennesker tager ikke engang så meget tid og kræfter, som du måske tror), men når du har papirdokumenter, der går mange år tilbage (måske endda årtier), kan det være skræmmende og klart, ikke værd at din tid til at digitalisere dem. Inden i dine bunker med dokumenter er det dog dem, du sandsynligvis skal holde fast i i mange flere år - og lav en digital kopi af til ekstra sikkerhedskopi. De fleste papirer i din overfyldte arkivering kan dog genanvendes eller makuleres. Her er nedtrapningen på levetiden for forskellige typer vigtige-lydende dokumenter, så du kan sortere dem og udføre noget rodfjederrengøring.

Bemærk: Meningerne varierer om de nøjagtige datoer for opbevaring af poster, men dette er nogle grundlæggende retningslinjer fra forskellige professionelle kilder, der kan hjælpe dig med at trimme dit svulmende arkivskab.

Dokumenter, der skal opbevares til tidenes slut

De dokumenter, du aldrig bør slippe af med, er alle forholdsvis indlysende: Det er officielle papirer fra regeringsorganer, typisk involverer advokater, vil være meget vigtige for dine kære, hvis du går bort, relateret til noget af betydelig værdi, og / eller en smerte at erstatte. Som vi bemærkede i vores hvad man skal holde og hvad man skal makulere guide inkluderer disse:

  • Fødsels- og dødsattester
  • Social sikkerhedskort
  • Pensionsplan dokumenter
  • ID-kort og pas
  • Ægteskabslicens
  • Forretningslicens
  • Militære decharge papirer
  • Enhver forsikringspolice
  • Testamenter, levende testamenter og fuldmagt (fordi vi alle dør en dag og er nødt til at forberede os på det)
  • Køretøjstitler
  • Lån dokumenter
  • Hushandlinger og pantedokumenter

Derudover anbefaler CPA Mark O. Dietrichs guide til opbevaring af optegnelser og New York State Department of Consumer Protection også at holde permanent:

  • Husregistreringer: annulleret kontrol af større boligforbedringer og vedligeholdelse (for længden af ​​boligejerskab)
  • Medicinske journaler
  • Fotos eller videobånd af værdigenstande
  • Selvangivelse kopier og regneark
  • Indkomstskat betalingskontrol
  • Årlige IRA eller andre investeringsbidragsopgørelser, informationsafkast for pensions / overskudsdeling

Opbevar fysiske kopier af disse dokumenter et sikkert sted, såsom et pengeskab eller et brandsikkert pengeskab - et enkelt sted, der er let at få fat i, hvis du har behov for at evakuere - og også lave digitale kopier til sikkerhedskopiering på stedet. For at holde styr på dine værdifulde oplysninger og dele dem med dine kære, se vores "i nødstilfælde".

Dokumenter, der skal kastes, når de nye ankommer

Papirparaden er uendelig. Den gode nyhed er, at hver ny investeringserklæring, fornyet forsikringspolice eller mange andre regelmæssigt gentagne dokumenter kan du beholde bare den nyeste version. Specifikt kan du makulere disse dokumenter, når du får den nye:

  • Månedlige eller kvartalsvise investeringsopgørelser (for årsopgørelser, se næste afsnit)
  • Socialsikkerhedserklæringer
  • Årligt fornyede forsikringer

Dokumenter, der skal opbevares indtil en bestemt tid eller begivenhed

Endelig kan nogle poster kastes efter bestemte triggere eller tid:

  • Kreditkortskvitteringer: Når du har afstemt dem med din månedlige opgørelse - medmindre det er nødvendigt for en garanti eller skatteregistrering. Opbevar i disse tilfælde kvitteringerne med produktmanualen, indtil garantien udløber eller med dine skattedokumenter.
  • Bankindskud eller udbetalingsslips: Når du er forenet med din månedlige opgørelse
  • Kreditkort- og kontoudtog: 7 år, hvis du har brug for dem til skattesupport, ellers et år.
  • Årlige investeringsopgørelser: Indtil du sælger investeringerne, skal du holde dem i 7 år, efter at du har solgt med dine skattedokumenter.
  • Løncheck-stubber: Efter afstemning med din W-2-form og har betalt dine skatter
  • Sundhedsforklaring af fordele: 1 år
  • Hjælpeposter: Mindst 3 år ifølge NY State Department of Consumer Protection
  • Skatter og supplerende poster (f.eks. Skatterelaterede medicinske regninger, donationer osv.): Den fælles anbefaling er 7 år, fordi det er hvor langt tilbage IRS normalt går, hvis du bliver revideret. IRS har mere specifikke retningslinjer med rådgivning, der varierer fra 3 år til ubestemt tid i tilfælde af svigagtig tilbagevenden).

Hvor længe at føre forretningsposter

Endelig, hvis du ejer din egen virksomhed eller freelancing, vil dine postopbevaringsbehov være mere involverede. (Dette er seriøs forretning!) CK & Co-certificerede revisorer og forretningsrådgiveres forretningsopbevaringsanbefalinger (PDF) siger for eksempel, at du skal opbevare din årsregnskab permanent, udløbne forsikringspolicer i fire år og kontoudtog i syv flere år.

Det er en smule besvær at håndtere dine mange poster og vigtige dokumenter, men ikke desto mindre et væsentligt dokument. Med lidt papirorganisering og tjeklisten ovenfor har du et meget mere organiseret system - og mere plads i dit filskab.

Kærlighed,

Goldavelez.com